Case Study: ERP система за туристическа агенция

Клиент: Туристическа агенция, специализирана в областта на изходящия туризъм
Индустрия: Пътувания и туризъм
Проект: Разработване и внедряване на ERP система

Преглед

Сътрудничихме си с водеща туристическа агенция, за да разработим цялостна ERP система, съобразена с техните специфични нужди в областта на изходящия туризъм. Целта беше да се рационализират ежедневните им операции, да се повиши ефективността и да се осигури удобна за използване платформа, за управление на всички аспекти на туристическите резервации - от резервациите до фактурирането.

Основни предизвикателства

• Сигурност на данните: Осигуряване на защита на чувствителна информация за клиентите и доставчиците.
• Мобилност: Осигуряване на пълна функционалност на системата на мобилни устройства за агентите в движение.
• Контрол на достъпа на потребителите: Въвеждане на различни потребителски роли за управление на достъпа и поддържане на сигурността.
• Автоматизация: Автоматизиране на изчисленията и генерирането на документи с цел намаляване на ръчните усилия и грешки.

Решение

Нашият екип разработи интуитивна ERP система, разделена на специфични модули, които отговарят на всяка нужда на агенцията:

1. Информационно табло: Показва информация в реално време за нови и чакащи поръчки, което позволява на агентите бързо да приоритизират задачите.
2. Администрация: Администрация: Управлява потребителите, потребителските групи и преводите на системата, като осигурява лесно персонализиране и контрол.
3. Плащания: Проследява всички движения на плащанията в системата, като осигурява ясна видимост на финансовите транзакции.
4. Отчети: Генерира отчети за клиентски плащания, задължения към доставчици и текущи салда за по-добро финансово управление.
5. Клиенти: Централизирано управление на данните за клиентите, което опростява работата с тях.
6. Дестинации: Позволява на агентите да управляват дестинациите в рамките на поръчките, като осигуряват точни и организирани процеси на резервиране.
7. Доставчици: Улеснява управлението на доставчиците, като осигурява безпроблемно взаимодействие с доставчиците на услуги.
8. Поръчки: Позволява създаването, редактирането и експортирането на поръчки, като осигурява рационализиран работен процес за резервации и записвания.
9. Чуждестранни поръчки: Показва поръчки, създадени от други агенти, като осигурява сътрудничество и прозрачност в екипа.
10. Протоколи: Събира всички протоколи, свързани с поръчките, за лесен достъп и редактиране.
11. Проформи, фактури, договори и ваучери: Централизира документите, свързани с поръчките, като позволява на агентите да ги преглеждат, редактират и управляват ефективно.
12. Файлове за поръчки: Организира всички файлове, свързани с поръчките, като осигурява лесен достъп и преглед от оторизираните агенти.

Сигурност и мобилност

• Сигурност на данните: Системата е подсилена с двойно удостоверяване, за да се защитят чувствителните данни, а цялата информация се архивира чрез резервни сървъри за данни, за да се предотврати загуба в случай на повреда на сървъра.
• Мобилен достъп: Системата DS Travel е напълно достъпна чрез мобилни устройства и таблети, което позволява на агентите да изпълняват всички задачи безпроблемно, независимо от местоположението си.

Резултат

Внедряването на тази ERP система доведе до значително повишаване на оперативната ефективност на туристическата агенция. Чрез автоматизиране на ключови процеси и осигуряване на сигурна, удобна за мобилни устройства платформа агенцията успя да намали ръчната работа, да сведе до минимум грешките и да предложи по-добро обслужване на своите клиенти. Модулният дизайн на системата също така позволи лесно мащабиране и адаптиране към бъдещи нужди.

Този проект подчертава способността ни да предоставяме персонализирани ERP решения, които отговарят на специфични предизвикателства в индустрията, повишават сигурността и подпомагат растежа на бизнеса.